รูปแบบรายงานการประชุมตามระเบียบงานสารบรรณ พร้อมตัวอย่างและแบบฟอร์ม Word

บันทึกการประชุมกับรายงานการประชุม

คำว่าบันทึกการประชุมอาจใช้เรียกทั้งบันทึกที่จดระหว่างประชุมและเอกสารที่เรียบเรียงแล้ว ขึ้นกับการใช้คำของหน่วยงาน จึงควรถามว่าต้องการบันทึกตั้งต้นหรือรายงานที่ใช้เป็นหลักฐาน ไม่ตัดสินจากชื่อไฟล์อย่างเดียว

บันทึกระหว่างประชุมอาจมีคำย่อ ข้อเสนอ หรือเรื่องที่ยังไม่สรุป ส่วนรายงานการประชุมต้องแยกการอภิปรายออกจากมติและผ่านการตรวจทานตามขั้นตอนของหน่วยงาน ข้อความถอดเสียงก็เป็นข้อมูลตั้งต้น ไม่ใช่รายงานที่รับรองแล้ว อ่าน ความต่างระหว่างข้อความถอดเสียง สรุป และร่างรายงานการประชุม ประกอบ

หัวข้อที่ต้องมีในรายงานการประชุม

ระเบียบกำหนดให้กรอกรายละเอียด 11 หัวข้อ ตามลำดับนี้

ลำดับระเบียบวาระที่ใช้โดยทั่วไป

ส่วน "ข้อความ" เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม แล้วเรียงเรื่องตามระเบียบวาระ แต่ละเรื่องจบด้วยมติที่ประชุม

1. ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
2. ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม
3. ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
4. ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
5. ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ตัวอย่างรายงานการประชุม

ตัวอย่างสมมตินี้ย่อเหลือ 2 วาระเพื่อให้เห็นรูปแบบ รายงานจริงเรียงครบทุกวาระตามที่ประชุม ดู ตัวอย่างรายงานที่เรียบเรียงจากไฟล์เสียง เทียบกับข้อความถอดเสียง

วิธีจดรายงานการประชุม 3 แบบ

ที่ประชุมเป็นผู้กำหนดว่าจะจดแบบใด หรือให้ประธานและเลขานุการตกลงกัน

1. จดละเอียด — จดทุกคำพูดของกรรมการและผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมมติ
2. จดย่อ — จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญ อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติ พร้อมมติ
3. จดเฉพาะเหตุผลและมติ — จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม

รายงานการประชุมแบบย่อ

การจดย่อเลือกสาระการอภิปรายที่เป็นเหตุผลนำไปสู่มติ ไม่ใช่ตัดรายละเอียดจนตรวจไม่ได้ว่าที่ประชุมตกลงอะไร ใช้วิธีจดที่หน่วยงานกำหนด และรักษาหัวข้อ วาระ เงื่อนไข ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาที่ตกลงไว้เมื่อมีข้อมูลนั้น

ตัวอย่างสมมติ — บันทึกตั้งต้น: ผู้เสนอชี้แจงว่าต้องตรวจรายการอุปกรณ์ก่อนแจกจ่าย มีผู้ทักว่ารายการยังไม่ครบ ประธานสรุปให้ตรวจรายการให้ครบก่อน แล้วจึงแจกจ่าย โดยยังไม่กำหนดวันแจก

ตัวอย่างสมมติ — ถ้อยคำแบบย่อ: ที่ประชุมพิจารณาการแจกจ่ายอุปกรณ์และพบว่ารายการยังไม่ครบ มติที่ประชุมให้ตรวจรายการให้ครบก่อนแจกจ่าย โดยยังไม่กำหนดวันแจก

ตัวอย่างนี้ย่อการอภิปรายแต่คงเงื่อนไขไว้ ไม่เพิ่มวันหรือผู้รับผิดชอบจากการคาดเดา ใช้ รายการตรวจมติที่ประชุม ก่อนส่งต่อ และดำเนินการรับรองตามแนวทางของหน่วยงาน การเขียนสั้นไม่ได้ทำให้เอกสารผ่านการรับรองโดยอัตโนมัติ

การรับรองรายงานการประชุม

1. รับรองในการประชุมครั้งนั้น — ใช้กรณีเร่งด่วน ประธานหรือเลขานุการอ่านสรุปมติให้ที่ประชุมรับรอง
2. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป — เสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
3. รับรองโดยการแจ้งเวียน — ใช้เมื่อไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือยังกำหนดวันไม่ได้ หรือเว้นช่วงนาน ส่งให้กรรมการรับรองภายในเวลาที่กำหนด

ทำรายงานการประชุมจากไฟล์เสียง

ถ้ามีไฟล์เสียงหรือคลิปวิดีโอการประชุม PrachumAI ถอดเสียงภาษาไทย แยกผู้พูด แล้วเรียบเรียงเป็นร่างรายงานการประชุมตามระเบียบวาระ ประเด็นสำคัญของแต่ละคนพร้อมมติที่ประชุม ใกล้เคียงวิธีจดย่อ ไฟล์ Word ที่ได้มีหัวข้อครบตามแบบนี้ ให้คุณเติมรายชื่อและตรวจทานก่อนใช้ อ่านขั้นตอนใน วิธีทำรายงานการประชุมจากไฟล์เสียง