บันทึกเสียงการประชุมกับ PDPA

ก่อนเริ่มบันทึก คุณต้องตรวจอะไร

เสียงและถ้อยคำอาจทำให้ระบุตัวผู้เข้าร่วมได้ จึงควรตรวจเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลด้วย เริ่มจากว่าบันทึกเพื่ออะไร ใครอนุญาต ใครจะได้รับไฟล์ และหน่วยงานมีแนวทางเฉพาะหรือไม่ อย่าสรุปว่าการประชุมของหน่วยงานรัฐได้รับยกเว้นทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

อ่านนิยามข้อมูลส่วนบุคคลและขอบเขตการใช้บังคับใน พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 4 และ 6 การพิจารณาว่าใช้ข้อยกเว้นใดต้องดูหน้าที่และลักษณะกิจกรรมจริง

แจ้งผู้เข้าร่วมกับขอความยินยอมเป็นคนละขั้นตอน

การแจ้งบอกผู้เข้าร่วมว่าจะเก็บและใช้ข้อมูลอย่างไร ส่วนฐานกฎหมายบอกว่าหน่วยงานอาศัยเหตุใดในการดำเนินการ ความยินยอมเป็นฐานหนึ่ง แต่ไม่ใช่คำตอบที่ใช้กับทุกการประชุม หน่วยงานต้องพิจารณาฐานที่เหมาะสมกับกิจกรรม และตรวจเงื่อนไขเพิ่มเติมหากมีข้อมูลอ่อนไหว

แนวทางการขอความยินยอมของคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล อธิบายฐานอื่นตามมาตรา 24 และข้อยกเว้นสำหรับข้อมูลตามมาตรา 26 ก่อนอธิบายการขอความยินยอม หากใช้ฐานความยินยอม ต้องแจ้งวัตถุประสงค์เฉพาะให้เข้าใจและให้เจ้าของข้อมูลตัดสินใจอย่างอิสระ ไม่ถือว่าความเงียบหรือการร่วมประชุมเท่ากับยินยอมทุกเรื่อง

การที่คุณสมัครใช้บริการหรือยอมรับข้อกำหนดการใช้บริการ ไม่ได้เป็นความยินยอมของผู้ร่วมประชุมทุกคน และการประกาศว่ากำลังบันทึกก็ไม่ได้แทนการประเมินฐานกฎหมายของหน่วยงาน

ข้อมูลที่ควรแจ้ง และช่องทางสอบถาม

มาตรา 23 ของ PDPA ระบุรายละเอียดที่ต้องแจ้งเกี่ยวกับการเก็บข้อมูล คุณควรให้ผู้เข้าร่วมเข้าถึงประกาศของหน่วยงานที่อธิบายวัตถุประสงค์ ข้อมูลที่จะเก็บ ผู้รับข้อมูล ระยะเวลาเก็บ สิทธิ และช่องทางติดต่อผู้รับผิดชอบ การแจ้งสั้น ๆ ในห้องอาจต้องใช้ร่วมกับประกาศที่มีรายละเอียดครบ

ตัวอย่างสมมติ: “การประชุมนี้จะบันทึกเสียงเพื่อจัดทำรายงานการประชุม รายละเอียดการใช้ไฟล์ ผู้รับข้อมูล ระยะเวลาเก็บ และช่องทางติดต่ออยู่ในประกาศที่หน่วยงานแจ้งไว้ หากมีคำถามให้ติดต่อผู้รับผิดชอบก่อนเริ่มบันทึก”

ข้อความนี้เป็นเพียงตัวอย่างการชี้ไปยังประกาศ ไม่ใช่แบบขอความยินยอมหรือประกาศที่ใช้ได้ครบถ้วนทุกกรณี ผู้รับผิดชอบต้องตรวจให้ตรงกับการใช้ไฟล์จริง รวมถึงการส่งให้บริการภายนอกหากมี

ใครรับผิดชอบไฟล์เสียง

แยกหน่วยงานที่ตัดสินใจเกี่ยวกับการเก็บและใช้ข้อมูลออกจากเจ้าหน้าที่ที่ดูแลไฟล์ และบริการที่ประมวลผลตามคำสั่ง การเก็บไฟล์ไว้ที่คอมพิวเตอร์ของใครเพียงอย่างเดียวไม่ได้ตัดสินบทบาทตามกฎหมาย ดูนิยามและหน้าที่ใน PDPA มาตรา 6, 37 และ 40

ตาม นโยบายความเป็นส่วนตัวของ PrachumAI หน่วยงานหรือผู้ใช้อัปโหลดเป็นผู้ควบคุมข้อมูลของผู้ร่วมประชุม และบริการประมวลผลเนื้อหาตามคำสั่งของผู้ใช้ คุณจึงต้องตรวจอำนาจในการบันทึกและส่งไฟล์ก่อนใช้งาน อ่าน ข้อกำหนดการใช้บริการ ประกอบ

ก่อนส่งไฟล์ให้บริการภายนอก

• ตรวจว่าหน่วยงานอนุญาตให้ใช้บริการและส่งไฟล์ประเภทนี้หรือไม่
• ตรวจเนื้อหาลับและข้อมูลอ่อนไหว หากพบ ให้ขอผู้รับผิดชอบประเมินก่อนส่ง
• ตรวจวัตถุประสงค์ ผู้รับข้อมูล และสิทธิของคนที่จะเข้าถึงผลลัพธ์
• ตรวจนโยบายผู้ประมวลผลและเงื่อนไขเกี่ยวกับการส่งข้อมูลไปต่างประเทศ

PrachumAI ไม่นำเนื้อหาการประชุมไปฝึก AI แต่ใช้ผู้ประมวลผลในต่างประเทศ ดูรายชื่อและวัตถุประสงค์ปัจจุบันที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว การไม่นำไปฝึก AI ไม่ได้เป็นหลักฐานว่าการส่งไฟล์ทุกกรณีถูกต้องตามกฎหมาย ให้ผู้รับผิดชอบตรวจข้อกำหนดการโอนข้อมูลที่ใช้กับหน่วยงานก่อน

เก็บไฟล์นานแค่ไหน และใครลบ

ให้หน่วยงานกำหนดผู้ดูแลและระยะเวลาเก็บตามวัตถุประสงค์และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช้จำนวนวันเดียวกับทุกการประชุม ควรแยกต้นฉบับในระบบของหน่วยงานออกจากสำเนาที่อัปโหลด รวมถึงกำหนดว่าใครตรวจและลบแต่ละสำเนา

PrachumAI ไม่มีการลบไฟล์เสียง ข้อความถอดเสียง หรือร่างรายงานการประชุมอัตโนมัติ ข้อมูลอยู่จนกว่าคุณจะลบตาม นโยบายของบริการ การลบในบริการไม่ได้ลบต้นฉบับหรือสำเนาที่คุณเก็บไว้ในระบบอื่น และอายุของแพ็กนาทีไม่ใช่ระยะเวลาเก็บไฟล์

รายการตรวจก่อนอัปโหลด

• มีผู้รับผิดชอบและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
• ผู้ร่วมประชุมได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการบันทึกและใช้ไฟล์
• ผู้รับผิดชอบประเมินฐานกฎหมายและข้อมูลอ่อนไหวแล้ว
• บริการภายนอกและการส่งไฟล์ได้รับอนุญาตตามแนวทางหน่วยงาน
• ผู้เข้าถึงไฟล์และผลลัพธ์ถูกกำหนดไว้
• มีผู้ดูแลและแนวทางเก็บหรือลบทั้งต้นฉบับและสำเนา

รายการนี้เป็นแนวทางตรวจงาน ไม่ใช่การรับรองจาก สคส. เมื่อประเด็นข้อมูลชัดเจนแล้ว อ่าน การตรวจไฟล์บันทึกประชุม และ การถอดเสียงเป็นข้อความภาษาไทย สำหรับขั้นตอนใช้ไฟล์

ดูผลลัพธ์ก่อนใช้ไฟล์จริง

อ่าน ตัวอย่างสมมติและดาวน์โหลดรายงานตัวอย่าง Word ได้โดยไม่ต้องสมัคร เมื่อพร้อมใช้ไฟล์ของคุณ PrachumAI ช่วยถอดเสียงภาษาไทย แยกผู้พูด กำกับเวลา และสร้างร่างรายงานการประชุมให้ตรวจทานต่อได้

ไฟล์ประชุมอาจมีข้อมูลอ่อนไหว ตรวจสิทธิของคุณและแนวทางของหน่วยงานก่อนส่งข้อมูลให้บริการภายนอก อ่าน นโยบายความเป็นส่วนตัว และ ขอบเขตการใช้ฟรีและราคา ก่อนเริ่มใช้งาน